Koniec roku to idealny moment na małe świąteczne porządki — nie tylko w domu, ale także w firmie. Jeśli prowadzisz działalność dopiero od kilku miesięcy, uporządkowanie faktur i danych może wydawać się pracochłonnym zadaniem, ale tak naprawdę to kilka prostych kroków, które ułatwią Ci start z KSeF i codzienną pracę w 2026 roku.
Dlaczego warto zrobić porządek już teraz?
Porządek dokumentów firmowych to mniej stresu i mniej poprawek później. Prawidłowe archiwizowanie faktur, jeszcze przed wdrożeniem KSeF, pozwala szybciej znaleźć potrzebne informacje. Dzięki temu wejście w nowy rok będzie spokojniejsze. Co ważne, przepisy podatkowe wymagają, aby faktury były przechowywane przez 5 lat. Za chwilę funkcje centralnego archiwum przejmie KSeF, ale dokumenty wystawione wcześniej nadal musisz bezpiecznie przechowywać. Dlatego zadbaj o porządek w fakturach przed KSeF.
Jak uporządkować dane do KSeF – praktyczne kroki
- Zaktualizuj dane kontrahentów – sprawdź poprawność nazw firm, NIP-ów i adresów.
- Zbierz dokumenty w jednym miejscu – uprości to pracę Tobie i Twojej księgowości.
- Usuń duplikaty – im mniej powtórzeń, tym łatwiejsze przygotowanie danych.
- Wprowadź jasny system nazewnictwa – dzięki temu szybciej odnajdziesz każdą fakturę.
- Skonsultuj się z księgowym – ustalcie wspólne zasady pracy po wdrożeniu KSeF.
Archiwizacja faktur – ile lat i co zmieni KSeF?
Obecnie faktury trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. KSeF wprowadzi duże ułatwienie, bo będzie automatycznie archiwizował faktury przez 10 lat, zmniejszając ryzyko utraty dokumentów i konieczność prowadzenia własnych archiwów. Nadal jednak warto dbać o porządek w dokumentach firmowych, które nie trafią do KSeF.
A co z załącznikami do faktur?
KSeF nie przechowuje dodatkowych plików, takich jak umowy, protokoły odbioru czy specyfikacje. Dlatego przedsiębiorca musi zadbać o ich archiwizowanie samodzielnie. Najlepiej przechowywać je w jednym miejscu wraz z fakturą, stosując spójny system oznaczeń. Dzięki temu łatwo je odnaleźć podczas kontroli lub weryfikacji wykonanej usługi.
Przygotowanie firmy do KSeF – krok po kroku i bez stresu
KSeF nie musi być trudny, zwłaszcza jeśli firma ma uporządkowane dane. Przygotowanie firmy do KSeF warto zacząć od małych kroków: uporządkowania dokumentów, ustalenia zasad archiwizacji i poznania podstaw działania systemu. Im wcześniej to zrobisz, tym łatwiej przejdziesz przez zmiany w 2026 roku.
Potrzebujesz wsparcia?
Eksperci z Centrum Wsparcia Przedsiębiorczości polecą Ci programy i narzędzia, które ułatwią przygotowania firmy do KSeF. Podpowiedzą najlepsze rozwiązania od naszych sprawdzonych partnerów, którzy pomogą zadbać o pełną zgodność faktur w 2026 roku, tak, abyś mógł skupić się na prowadzeniu swojego biznesu. Możesz zacząć korzystać z programów, które pozwolą Ci przejść przez wdrożenie KSeF bez nerwów i stresu. Wykorzystaj grudzień na uporządkowanie dokumentów, sprawdzenie danych i przygotowanie się do zmian, dzięki czemu wejdziesz w nowy rok z poczuciem kontroli i spokojem działania.
