Jeśli prowadzisz firmę od niedawna, pewnie dopiero ogarniasz pierwsze faktury, rozliczenia i kontakty z księgową. I nagle pojawia się nowe hasło: KSeF – Krajowy System e-Faktur. Brzmi poważnie, ale spokojnie – masz jeszcze czas, żeby się przygotować. Zobacz, kiedy nowe rozwiązanie wchodzi w życie i co harmonogram KSeF oznacza dla Ciebie.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF to rządowy system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w jednolitym formacie. Dzięki niemu wszystkie e-faktury trafiają do jednej, centralnej bazy, co zwiększa bezpieczeństwo danych, ułatwia kontrolę rozliczeń i eliminuje papierowe dokumenty
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Wdrożenie zaplanowano w kilku krokach, harmonogram KSeF przedstawia się następująco:
- 1 lutego 2026 r. – największe firmy (z obrotami powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
- 1 kwietnia 2026 r. – cała reszta, czyli także mikro- i małe firmy oraz jednoosobowe działalności.
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze biznesy (ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie).
Jeśli jesteś świeżo po założeniu firmy, prawdopodobnie znajdziesz się w tej drugiej grupie – czyli od kwietnia 2026 roku Twoje faktury będą musiały przechodzić przez KSeF.
Okres przejściowy – rok na spokojne testy
Nieubłaganie zbliża się czas od kiedy KSeF będzie obowiązkowy. Ale jest też dobra wiadomość: ustawodawca przewidział okres przejściowy na oswojenie się z systemem. W 2026 roku nawet jeśli coś pójdzie nie tak, nie dostaniesz kary za błędy w wystawianiu faktur w KSeF. To rok, w którym możesz testować rozwiązania, sprawdzać, jak działa integracja z Twoim programem księgowym, i uczyć się korzystania z systemu bez stresu.
Co zmieni się od 2027 roku?
Od 1 stycznia 2027 r. kończy się taryfa ulgowa. Wtedy pojawią się kary za:
- wystawienie faktury poza systemem,
- brak numeru KSeF w przelewie,
- błędy w formacie dokumentu.
Do tego znikną wystawiane w dotychczasowy sposób:
- faktury uproszczone, np. z kasy fiskalnej z NIP,
- faktury do paragonu z kas fiskalnych – wszystko będzie musiało przejść przez KSeF.
Jak się przygotować – proste kroki
Nie musisz od razu biegać do informatyków. Wystarczy, że:
- Zorientujesz się, jak Twój program księgowy albo bank planuje połączenie z KSeF.
- Przetestujesz darmowe środowisko KSeF 2.0 – to taka piaskownica, gdzie możesz wystawiać faktury „na próbę”.
- Porozmawiasz z księgową – ona też przygotowuje się do zmian i pomoże Ci krok po kroku.
Czytaj także: Jak obowiązkowy KSeF zmieni fakturowanie?
Co możesz zrobić już teraz?
Im szybciej zainteresujesz się tematem KSeF-u, tym łatwiej przejdziesz przez okres przejściowy w 2026 r. A kiedy w 2027 roku wejdą w życie kary, będziesz już mieć wszystko poukładane.
Jeśli nie masz jeszcze dobrego systemu księgowego zintegrowanego z KSeF, to właśnie teraz jest moment, by się tym zająć. W Centrum Wsparcia Przedsiębiorczości możemy pomóc Ci wybrać rozwiązania od sprawdzonych partnerów, które ułatwią wdrożenie KSeF i sprawią, że cała zmiana przebiegnie dla Ciebie możliwie bezboleśnie.
Zapytaj naszych ekspertów o rozwiązania księgowe przyjazne KSeF.
